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Data One est une entreprise spécialisée dans l’édition de documents transactionnels qui a développé un partenariat avec Lex Persona pour intégrer la signature électronique à ses solutions. Ce partenariat permet à Data One d’offrir à ses clients des services complets et sécurisés, allant de la composition dynamique des documents à leur archivage électronique. Retour sur cette alliance technologique.

Data One est une filiale du Groupe Diffusion Plus spécialisée dans l’éditique, plus précisément dans l’édition de documents transactionnels. L’entreprise se distingue par ses choix technologiques avant-gardistes qui lui permettent d’être un acteur majeur sur le marché français. Data One, qui produit plus d’un milliard de pages par an, s’organise autour du concept ADF (Automated Document Factory) et se positionne comme un prestataire de services à forte valeur ajoutée dans les domaines suivants :

  • L’industrialisation de la production de documents papier et électroniques.
  • La dématérialisation des processus métier.
  • La traçabilité unitaire de chaque communication.

Le partenariat noué avec Lex Persona a permis au prestataire de renforcer son catalogue de services avec de nouvelles solutions intégrées.

 

Lex Persona, référent “sécurité documentaire”

Le partenariat avec Lex Persona a été initié en 2012 suite à la demande d’un client de Data One (spécialiste de la distribution de l’eau) qui souhaitait apposer une signature électronique sur ses documents RH. Cette alliance a permis à Data One de se positionner comme opérateur de signature électronique et de consolider son avance technologique dans le domaine de la sécurité documentaire.

“Lex Persona est devenu notre référent et conseil dans ce domaine pour l’ensemble des filiales du Groupe Diffusion Plus”, souligne Vincent Jouault, Directeur Général Adjoint de Data One.

Les utilisateurs profitent désormais d’une solution complète et globale autour du document, allant de la composition dynamique avec signature électronique jusqu’à sa diffusion sur les différents canaux de distribution. Data One utilise l’offre de Lex Persona pour signer électroniquement plus de 30 millions de documents par an (factures, documents de gestion, bulletins de paie, etc.). Et les volumes ne cessent de croître chaque année.

 

Data One X Lex Persona, des projets

Lex Persona et Data One ont collaboré autour de plusieurs projets stratégiques afin de répondre aux besoins de sécurité et de fiabilité des documents de leurs clients avec notamment :

  • La mise en place du 2D-Doc pour sécuriser les documents papier
    Data One a utilisé la technologie 2D-Doc de Lex Persona pour sécuriser les documents papier, notamment les justificatifs de domicile pour les fournisseurs d’énergie comme Engie et Suez. Le calcul du 2D-Doc est effectué par Lex Persona et intégré au document avant d’être envoyé au client.
  • Le développement d’une suite globale de gestion de factures
    Data One propose, pour un de ses clients, une suite globale permettant la composition de 65 000 factures par mois, leur signature électronique au format PaDES (Signatures électroniques avancées pour PDF). La signature PAdES est directement intégrée au fichier PDF. Elle n’est pas ajoutée comme une image ou un élément externe, mais devient une partie intégrante du document. Une fois signées, les factures sont injectées dans une solution d’archivage électronique certifiée NF 461.
  • La création de la plateforme DigitiK
    Cette plateforme combine plusieurs technologies et services, notamment ceux fournis par Lex Persona, pour offrir une solution complète et globale. Ainsi, DigitiK permet d’envoyer des communications de manière traçable, garantissant ainsi la délivrabilité, la réception des messages et le rebond vers une communication papier en cas d’anomalie de la diffusion. Elle donne l’occasion aussi de créer des documents de manière dynamique et personnalisée en fonction des informations spécifiques à chaque transaction (génération de factures, de bulletins de paie, de contrats, etc.). Elle permet, bien entendu, de signer électroniquement ces documents de manière sécurisée et conforme à la réglementation eIDAS, en utilisant la technologie de Lex Persona. Notamment le 2D-Doc pour protéger les documents papier contre la falsification. La plateforme DigitiK se connecte en temps réel aux boîtiers HSM (Hardware Security Module) de Lex Persona pour garantir la sécurité et la confidentialité des clés de signature. DigitiK intègre également une solution d’archivage électronique (ViewDoc SAE) certifiée NF 461, garantissant la sécurité, la pérennité et la valeur probatoire des documents archivés. La plateforme prend également en charge la production de documents papier lorsque cela est nécessaire.

Cette plateforme continue d’évoluer pour répondre aux nouveaux besoins du marché et offrir des solutions toujours plus performantes et innovantes. Data One prévoit d’ajouter une solution de composition de documents simplifiée en ligne à DigitiK dès l’année prochaine, permettant aux métiers de mieux contrôler la création des documents. L’entreprise explore également l’utilisation du format RCS (Rich Communication Services) pour des contenus sms plus dynamiques, interactifs et sécurisés.

“L’accompagnement de Lex Persona dès l’initialisation d’un projet est incontestablement un point essentiel dans la réussite des missions confiés à Data One, confie Vincent Jouault. Celui-ci prend en compte aussi bien les conseils juridiques que les fonctions techniques pour assurer une offre de confiance totale dans le respect des normes telles que eIDAS et des bonnes pratiques à suivre”.

 

Vers une plateforme de signature électronique en ligne

Data One prévoit maintenant de mettre en place Lex Enterprise pour proposer à ses clients une plateforme de signature en ligne et non pas uniquement en batch. Ce projet est motivé par des demandes clients concrètes. Un projet avec une mutuelle est déjà à l’étude…

L’adoption de Lex Enterprise marquerait un tournant stratégique pour Data One, permettant de répondre aux besoins de signature en ligne, un marché en pleine expansion. Ce type de solution offrirait, en effet, aux clients de Data One une plus grande flexibilité et une meilleure expérience utilisateur. La signature en ligne simplifie les processus, réduit les délais et améliore la traçabilité des documents.

 

Les chiffres à retenir

+ de 1 milliard : C’est le nombre de pages produites chaque année par Data One
+ de 20 millions : C’est le nombre de documents signé électroniquement par Data One chaque année.
+ de 10 millions : C’est le nombre de cachet 2D-Doc apposé chaque année par Data One.
90% du coût de l’éditique réside dans le prix du timbre. La digitalisation des processus, la diffusion électronique et la signature électronique permettent de diminuer ces coûts.

 

 

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