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Depuis l’arrêté du 12 avril 2018, la dématérialisation des marchés publics a transformé le système des appels d’offres, rendant les procédures plus transparentes et accessibles. Désormais, les dossiers d’appels d’offres sont systématiquement transmis aux acheteurs par voie numérique, ce qui implique l’usage de la signature électronique. Essentielle pour formaliser une réponse à un appel d’offres, la signature électronique scelle l’accord avec l’acheteur public, sous réserve qu’elle respecte les obligations légales et la réglementation eIDAS. Mais alors, quel niveau de signature adopter pour les marchés publics. Voici notre réponse.

Simple, avancée, qualifiée : quelle signature électronique utiliser dans le cadre des marchés publics et appels d’offres ?

Dans le cadre des appels d’offres avec signature électronique pour les marchés publics, choisir le bon type de signature est crucial. Trois niveaux existent : 

Parmi ces trois niveaux, la signature qualifiée (reposant sur une certification électronique qualifiée) reste le nec plus ultra pour sceller l’obtention de marchés publics. 

Il s’agit en effet de la signature électronique qui assure le niveau de sécurité le plus haut dans le cadre des appels d’offres. Elle garantit que chaque signature est associée à une personne unique, écartant ainsi tout risque d’usurpation. De plus, elle offre la meilleure protection juridique : en cas de litige, c’est au signataire de prouver la non-validité de sa propre signature ! Résultat ? Une authenticité et une intégrité des documents signés renforcées, parfaites pour une gestion sécurisée de vos réponses.

Le saviez-vous ? 

Pour répondre aux règles de conformité des appels d’offres publics, cette signature doit être délivrée par un prestataire de confiance certifié selon le règlement eIDAS, tel que Lex Enterprise. 

Pourquoi c’est important de signer dans les règles ?

La signature électronique est incontournable pour garantir la conformité de sa réponse à un appel d’offres. Sans la signature qualifiée, la réponse à l’appel d’offres pourrait ne pas être conforme aux exigences requises.

C’est pourquoi, en signant avec le bon outil , vous vous assurez de la validité de votre réponse, en évitant les malentendus et en renforçant la valeur juridique des engagements pris. Reste à savoir comment signer électroniquement un appel d’offres !

Comment faire pour signer un appel d’offres et des marchés publics ?

Signer un appel d’offres avec une signature électronique requiert un certificat qualifié eIDAS qui garantit sa reconnaissance au niveau européen. Vous l’aurez donc compris : un simple scan de votre signature manuscrite apposée dans un document ne suffira pas (et on vous dit pourquoi juste ici) ! 

Dès lors, deux solutions s’offrent à vous. Utiliser Lex Enterprise ou avoir recours aux outils mis à disposition gratuitement. À première vue, lorsque l’on a des besoins ponctuels, signer avec un outil gratuit peut être tentant. Mais cette option peut être décevante à plusieurs égards : 

  • La signature  électronique que proposent ces outils repose sur un certificat physique sur token : ce certificat (donc ce token) est payant, même si l’outil est gratuit et la procédure prend entre dix et vingt jours selon le prestataire retenu. Et le délai peut également s’allonger si la démarche administrative n’est pas effectuée avec suffisamment de rigueur ! 
  • Elle impose une rupture dans le parcours, puisque pour obtenir ce certificat, il faudra attendre qu’un coursier spécialisé se déplace, pour une vérification de votre identité en face à face. 

Lex Enterprise : LA solution qui vous permet d’effectuer une signature qualifiée à distance

L’autre solution est d’utiliser notre “pack besoin ponctuel” Lex Persona. Avec ce pack, vous pouvez bénéficier de la signature qualifiée à distance et vous authentifier en ligne avec l’Identité Numérique La Poste. 

Avec notre solution, vous gagnez du temps avec un parcours sans rupture, vous bénéficiez d’une grande variété de modes d’authentification et de fonctionnalités collaboratives (modèles, métadonnées, fil de discussion). De plus, un récapitulatif de la procédure (à savoir le certificat de preuve) vous est systématiquement envoyé, de même qu’un dossier de preuve associé. En bref, nous simplifions les démarches administratives tout en garantissant le plus haut niveau de signature électronique.  

Si on récapitule, avec Lex Enterprise : 

  • vous simplifiez vos démarches administratives et vous gagnez du temps avec la signature à distance, sans rupture dans le parcours ; 
  • vous bénéficiez du plus haut niveau de sécurité et d’authenticité des documents signés ; 
  • vous êtes en conformité avec la législation encadrant la signature électronique des appels d’offres pour les marchés publics ;
  • vous vous protégez légalement ; 
  • vous pouvez suivre l’état des signatures ; 
  • vous économisez de l’argent (puisque vous n’avez pas à acheter de certificat physique).
Quel est l’intérêt de passer par Lex Enterprise du côté acheteur public ?

Les avantages de la signature électronique Lex Enterprise pour les marchés publics ne s’arrêtent pas au soumissionnaire. Elle a aussi un intérêt pour les acheteurs : lorsque le titulaire du marché sera désigné, il faudra lui envoyer des documents signés tels que la décision, l’acte d’engagement, etc. Avec Lex Enterprise, la gestion de l’appel d’offres est donc complète et facilitée. La signature électronique s’intègre ainsi dans le processus métier, sans rupture dans le parcours de signature.

 

👉  Signer mes appels d’offres avec Lex Enterprise.

FAQ

Est-ce que la signature électronique est acceptée à l’échelle européenne ?

Oui ! Grâce au règlement eIDAS, la SE qualifiée est reconnue dans toute l’Union européenne. Intéressant lorsque vous avez des contrats à signer à l’international.

Comment la signature électronique peut-elle aider à réduire les coûts ?

En utilisant la signature électronique, les entreprises économisent sur les coûts d’impression, d’archivage et de transport. Elle permet aussi de raccourcir les délais administratifs, ce qui réduit indirectement les coûts liés aux processus de contractualisation par exemple.